电子信箱与企业的宣传

作者:　王一武

电子信箱作为现代通讯工具，利用起来确实方便，它不但可以发送文字、图像信息，还可发送声音文件。而且，不管你在线，还是不在线；不管你在家，还是不在家，只要对方将文件传送到你的信箱下，等你回来打开你的信箱时，准能收到别人发给你的信件。除此以外，它还能与传统的通讯工具结合起来，实现网络寻呼，邮件提示（就是当有人向你发送电子邮件时，你的手机或者BB机可以显示来信提示，让不在线上的你也知道有信件来了）。所以说，网络通讯的电子信箱事实上是一个快捷方便的邮局，其发信人也就是送信人。

当然，电子信箱之所以容易被企业接受，除上面的作用外，还有一个主要原因是成本低。我们知道，通常我们传一份3分钟的国内传真，需要四元钱，传一份3分钟的国际传真少则二十元，多则三、四十元。况且，传真过去后，不免有些不清楚，至于彩色图片就不能传出彩色来了。何况企业用电子信箱来做企业广告，就更加便宜了，它的成本几乎是零。这种使企业感到便宜，帮助企业发展的电子信箱，所有发展很快。

如今，我国有电子信箱的企业约占企业总数的30%，经济发达地区的企业有50%的有电子信箱。企业用电子信箱来开展工作和业务，用电子信箱来沟通客户和宣传企业形象以及产品，已经形成气候。他们在利用电子信箱的过程中，得到了许多实惠。但也不免有时感到困惑，那就是，一个电子信箱，用不了多久，就有大量的垃圾信息向你发来。为此，怎样利用和管理好电子信箱是每个企业面对的问题。

要解决这个问题，我们首先要了解电子信箱的特点和它的作用，要了解它的基本知识。上面我们说了，电子信箱可以用来对外宣传和发送文件。也就是说，只要你拥有电子信箱，你就可以向所有有电子信箱的用户发送你的信息。然而，问题就出在这里。因为一个企业在推广他的产品或者他的网站，巴不得将自己的信息传送给有电子信箱的人，也不管对方乐意不乐意接受其信息，也照发不误。甚至有的在发送信息时，将几十个、几百个电子信箱列在一起，而且，在抄送过程中，也不加密。所以，这封信发出去时，就将所有的信箱暴光在所有接收这封信的人当中。这样这些电子信箱就给了有些不轨的人来利用。最后，这些信箱每天收到大量垃圾，叫苦不迭，那些用户不得不取消以前的信箱，同时，自己的信箱也被黑了。所以，我们在处理和对外发送信息时，在讲究职业道德之外，还要懂得技术和保护自己。那么，怎样利用电子信箱来推广业务和做宣传广告呢？怎样保护自己的电子信箱呢？我想，应从以下几个方面。

1、抓住相应的企业和个人的电子信箱

企业在做宣传，对电子信箱用户发送信息时，一定要选定对象，要将信息传送给与自己企业或产品相关的人。当需要掌握更多的有效对象，可以去大的搜索网站，如：中文雅虎、新浪、3721、搜狐、网易等网站上去检索与自己相关的企业，并将信息发送给他们，与他们建立良好的关系。这样企业所发送的信息就容易被客人接受。而信箱用户也不认为你发了垃圾信息给他们。

2、建立邮件列表

企业在搜集到相关的电子信箱后，并利用它们开展宣传时，就有必要建立一个自己的邮件列表，必要时建两个更好。既将自己的普通联系客户和重点联系客户分别建一个邮件列表。建立邮件列表后，也可以随时添加新邮件客户到列表内，也可以根据客户的要求将客户从列表中删除。这样更容易管理自己的客户群了。用列表发送信息时，彼此看不到对方的信箱，这样自然就保护了客户和自己的权力。而你辛辛苦苦建立起来的客户群也不被别人利用了。

3、在你企业的其它宣传上署上你的电子信箱

企业有了自己的信箱，并想将信箱让自己的客户和更多人知道，通常可以采取三种方法。第一，在企业的办公用品上印制电子信箱，如：名片、信封、信笺。其二，在企业的传统宣传上署上自己的电子信箱。其次，在企业的对外宣传的资料上打上电子信箱。

4、发送和接收邮件时应认真仔细

既然电子信箱能对外发布各类信息，那么企业就应当把握使用好它，让它为企业的发展起到作用。但是，在对外发布信息时，千万不要向同样的电子信箱里发送千篇一律的信息，在编辑发布的信息时，最好让信息具有阅读性和参与性；在发布信息时，不但要利用网络技术（如：群发邮件时，要采取密抄），还要讲究编辑技巧，尽量将发送的信息制作好漂亮的界面，使人们浏览时感到美观。

同样，在接受信息时，要认真处理，凡是业务方面的信件一定要及时回复。如果是垃圾信，要及时删除，是同行业的陌生信箱要及时添加到邮件列表中。对于接收的信息，要进行分类处理。

企业有了电子信箱，就要有人管理，就要利用信箱去订购与自己企业相关的信息。信箱管理者要将电子信箱设计密码，以确保使用的安全。如果企业有自己的网站和域名，企业的电子信箱就最好是带自己域名后缀的电子信箱，这样更容易被别人接受，识别性更强。如果，企业有多个电子信箱，就应该按照部门各管各的，但是，对外发布广告和推广业务时，最好用一个固定的，这样能更好地维护企业的形象。

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