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对于一些人数较多、时间较长的中、大型会议的组织必须要求成立专门的会务组。会务组的主要任务是：
①发出会议的通知或邀请函件，落实参加会议的人数、名单、与会日期及联系办法；
②拟定会议日程、议程、签到表及会议的主持人，准备会议用的文件资料，会议日程和议程，并分装入文件袋，并登记代表返程车、机票；
③迎接会议代表并安排食宿；
④做好会议报到工作，与会代表签到后发给文件袋；
⑤依据签到表对填写不清楚的地方找代表核实，然后排印会议代表通讯录；
⑥起草会议纪要或决议；
⑦有计划地疏散会议代表；
⑧印发或上报会议纪要或简报。
会务组成立后应立即依上述任务进行内部的人员分工，并在开会的场所设立会务组办公室， 同时在醒目位置公告，以利与会代表报到。
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