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摘自：ZDNet China
在Outlook中建立分布列表，就不会在发送电子邮件时遗忘某个人的名字。
你是否经常给相同组的人发送电子邮件？我知道自己是这样的。例如，我会频繁地发送同一消息给和图书计划有关的每个人，或者我想广播单一的消息给"Woody's
Watch"新闻通讯的所有编辑们。当然，你可以总是使用手工方法之一发送一个消息给许多人。举例说，假定如果你能够记起收到消息的每个人的名字，你只需输入他们的名字，或部分他们的名字，由分号分开。Outlook会根据你的联系列表自动填完地址，除非遇到某种不明确的分类，在此情况下会寻求你的帮助。比如，如果你在收件人中输入"clau;"而你的联系列表包含了Claudette
Moore, Claude Almer和mj@claude.com，Outlook会要求你从这三个联系人中选择你想要的。收件人框填满所有相关的地址，你的消息会飞向网络。其他事情也类似。
你可能知道使用收件人或抄送按钮，并且Outlook将显示你的联系列表中所有名字的名单。你可以点击一个名字，移动到收件人，抄送和密件抄送框中，点击确定，使得所有名字归位。
除此以外，如果你和我一样，总是遗忘某个人。我记不清我给一组人发送过多少次的消息了，只是想找出被遗忘在外的那个人。
什么是分类列表？
你可以在Outlook 98和2000中找到分类列表。Outlook 97 没有分类列表。
分类列表是包含名称的联系人集合。举例说如果你有一个名为"编辑"的分类列表，你在收件人框中每次输入编辑时，Outlook就会了解你正在写的消息要发送给编辑分类列表。Outlook用来填满发送给分类列表的一封消息的电子邮件地址的真实机制是非常直接的：当你点击"发送"发送一封消息，Outlook检查有可用的分类列表，就会在分类列表中查询所有条目，随即将选中条目填入收件人（或抄送，密件抄送）框。它在你的发件箱保存了电子邮件消息之前完成这一切。当你点击了
"发送"，分类列表条目就不见了，取而代之的是不可改变的电子邮件地址，这一点很重要。因此，举例说，如果你给编辑分类列表发送消息，点击"发送"，然后返回并在你实际装载消息之前给编辑分类列表添加一些人，该消息将发送给所有旧的编辑分类列表中的人们，而不是新的一个。
新建分布列表
配置分布列表的最简单方法：
确认你想在分布列表中添加的每个人都已经在你的联系列表中。你当然能够给分布列表手工添加条目，但最好还是应用联系人列表。
点击：文件>新建>分布列表。在名称框中输入分布列表的名字。注意名称可以是任意字符??你甚至可以使用空格，标点符号等等。
点击：选择成员，从你的联系人列表选择名字。
你也可以在新的分布列表中选中现存的分布列表为成员，成员会动态更新。例如，假设你有一个"Hourly"分布列表，其中包括了你的工作组的所有小时工。同时你还有另一个"Salaried"分布列表，它包含了你工作组中所有领取薪水的雇员名单。如果你新建了一个名为"Everybody"的分布列表，并将"Hourly"
和 "Salaried" 加入到里面，"Everybody"分布列表就会覆盖你工作组的所有雇员名单。
完成以后，点击保存并关闭，你的新分布列表就可以使用了。
与生俱来的智能化
分类列表有一些相当可观的内在智能功能。其中一个是，Outlook将消除相同的地址。让我们举前面的例子，你有一个名为"Everybody"的列表包含两个名单，"Hourly"和"Salaried"。如果你发送一个消息给"Everybody"，Outlook可以足够明智地查出Phineas
Farquahrt出现了两次，并且自动地避免发送两份消息拷贝给Phineas。虽然你有权发现Phineas在两份列表中，Outlook却不会通知你。
另一个功能，Outlook会在向外发送消息之前立即重新检查电子邮件地址。假定你建立了一个消息，指定发送给"Everybody"分类列表，点击"发送"。虽然在实际装载消息以前，你已经进入联系人列表更新"Hourly"雇员的一个电子邮件地址。Outlook能够聪明地在发送消息之前立刻选中那个地址。
消失的联系表
你应该警惕有一点小麻烦。假定Phineas Farquahrt就在 "Hourly"分类列表中。而你想从你的联系人列表中删除他。可惜，你忘记了Phineas还在"Hourly"分类列表中。
下次你发送消息给"Hourly"列表时，一份消息的拷贝将被发送到Phineas原来的地址。Outlook记起过去曾有一个人的名字是Phineas，而且记得他的旧地址??尽管他已经从你的联系人列表中删除。
在此可能确实有一些潜在的尴尬，因此注意同时更新你的分类列表。
大量Outlook的小技巧
你可能想要不时地发送消息给成打的??甚至是上百的??人，并且你不想让他们的全部电子邮件地址显示在"收件人"框中。你或者是觉得收件人框太混乱，或者是想保密收件人的电子邮件地址。应用分类列表很容易完成。
首先，在你的联系人列表中设置一个名为"受抑收件人列表 "的条目，并加入你的电子邮件地址。然后设置一个分类列表，比如"怪物"，包括了所有的收件人。
当你完成了准备发送给大量人的消息，在收件人框中使用"受抑收件人列表"。然后将"怪物"分类列表粘贴到秘密抄送框中。瞧瞧，不错吧？ |
