公司内部1/3的邮件是垃圾邮件

来自　天极网

大多数的电子邮箱用户都在谈论垃圾邮件，他们所说的垃圾邮件一般是指那些未经请求就发来的在家找钱的邮件或者出售廉价的伟哥代用品广告的邮件。而最近一个由Gartner做的调查却表明，34%的公司业务邮件都属于垃圾邮件。

Gartner认为，员工对电子邮箱的使用超过了他们的实际需求，这种“职业性的垃圾邮件”从浪费时间的角度上看，可能造成了公司的货币支出。Gartner的调查发现，公司员工每天平均花费49分钟来处理电子邮件，经理们应该为电子邮件的使用定下规则，培养员工更有效的使用电子邮件。虽然大多数公司制定了合理使用电子邮件的规则，但是几乎没有哪家公司真正在着手处理这种可能该叫做“电子邮件道德规范”的问题。

这种电子邮件道德规范的消逝使员工过度使用“全部回复”功能，或者交换那些邮件末尾写着“绝对没问题”、“任何时候”等语言的邮件。从而造成这些“职业性的垃圾邮件”充斥了员工的邮箱。公司经理应该有责任告知员工使用电子邮件的道德规范，以使公司正常的信息沟通功能得以优化。

附：Gartner对拟订邮件使用规范的建议：

认真使用邮件发送列表。只把邮件发送给真正需要这些信息的人。

收到这些没有用的电子邮件的人应该写一个“礼貌的提醒”作为回复，以温和的态度让这些职业性垃圾邮件制造者知道：尽管他们得到了邮件受众的工作支持，但是他们本不需要把这个特定的邮件发给这个特定的收件人人或者收件人名单。

鼓励邮件发送人在发送邮件前仔细考虑到底他们要发的特定邮件有多大必要发送。

“停止友好的攻击”，不要编写或者发送笑话，连锁信或者其他业务无关的电子邮件。

最后一封电子邮件的末尾应该留下信息以示暂告一段落。例如使用“现在都解决了”、“不需要再行动支持了”，或者“不用回复了”。

Gartner还建议公司投资开发内部网络软件以促进远程团队合作和沟通。对于团队协作而言，聊天室，BBS，甚至即时信息传送都比电子邮件更加有效率。